Comment une organisatrice de mariage de Philly gère son nombre d’invités


nouvelles

« Si vous invitez à un mariage au cours d’une année typique, vous perdez environ 15 à 20 pour cent. Ce n’est pas une année typique », explique l’organisatrice Allie Beik à propos des préparatifs de son mariage en octobre. « Les gens sont prêts à célébrer. »


Organisateur de mariage à Philadelphie

Allie Beik, organisatrice de mariage de Polka Dot Events basée à Philadelphie, et son futur mari Tim Davis se préparent pour leur grand jour en octobre. Photos avec l’aimable autorisation du couple

En février, nous avons parlé à l’organisateur de mariage de Philly Allie Beik des événements à pois lors de son grand jour alors qu’elle se prépare pour les célébrations du 30 octobre au milieu de COVID-19. À l’époque, le monde des événements locaux était encore limité, tout comme elle et son fiancé Tim Davis avec un optimisme prudent envers leur soirée de 150 personnes, conduite de manière durable. Ils étaient (et sont toujours) préparés avec un plan B et avaient géré un certain nombre d’éléments clés comme la réservation du lieu (Globe Dye Works).

Aujourd’hui, avec la réouverture du monde, ils font des choses différentes. Il y a eu des défis imprévus (comme la liste d’invités croissante), mais surtout, Beik est ravi de planifier à nouveau en personne. « C’est excitant de sortir de COVID pour le vrai sentiment de planifier un mariage », dit-elle. Vous trouverez ci-dessous une mise à jour de Beik – y compris quelques mots sages de ses conseils.

Cette histoire fait partie de la série en cours Philadelphia Wedding Real Talk dans laquelle de vrais couples de Philadelphie partagent leurs approches uniques de la planification du mariage et du mariage. Si vous avez une histoire ou une expérience unique à partager, nous aimerions en entendre parler.

Organisateur de mariage à Philadelphie

Le couple avec le chien Léo

Si vous avez des problèmes au début, ils continueront. Traitez-les dès que possible. Pour nous, c’était la liste des invités. Au cours d’une année typique, si vous invitez des personnes à un mariage, vous perdez environ 15 à 20 pour cent. Ce n’est pas une année type. Je n’étais pas au courant de cela quand j’ai fait ma liste parce que je n’avais pas vu la tendance chez mes clients, mais c’est tout à fait vrai que près de 100% des gens viennent vers vous cette année – les calendriers sont clairs. Les gens sont prêts à faire la fête et ils veulent voyager. Nous avons envoyé environ 180 dates de sauvegarde et en attendions 150. Mais tout le monde vient à ce mariage.

Au début, je me suis battu : j’avais l’impression d’avoir mal agi et j’aurais dû m’en douter. Puis mon ami, qui s’est marié il y a quelques années, a dit : « Allie, personne ne peut le faire parfaitement – même pas un planificateur. Quelque chose va toujours mal tourner et COVID a rendu les choses très différentes. »

Nous essayons de consacrer plus de temps aux personnes qui nous sont chères. Au lieu d’une séance photo de mariage typique, allons-y Grenier Brewing Co. sur le chemin du mariage. Nous nous asseyons aux tables, buvons de la bière et trouvons de temps en temps un endroit pour une photo. Nous nous asseyons également avec nos amis les plus proches à la réception. Le dîner est servi en premier, suivi de la danse, plutôt que d’une affaire de style de haut en bas.Je peux passer du temps avec des amis à notre table et saluer les autres plus tard.

Je voudrais demander à tous nos invités de se faire vacciner. Je me sentirais plus en sécurité pour les vendeurs et toutes les personnes présentes. Mais je n’écris pas ça sur les invitations, et ce n’est pas sur le site Internet à l’heure actuelle. Ma plus grande préoccupation concerne les variantes de COVID – Dieu nous en préserve, il y aura plus de fermetures cet automne. Mais ce serait bien de savoir que tous nos invités sont vaccinés, donc même si les règlements restent les mêmes, ils devraient être en sécurité.

Organisateur de mariage à Philadelphie

Bien que les directives pour les événements COVID aient été assouplies, chaque fournisseur adopte une approche différente. Birchtree, mon traiteur, n’a pas encore signé de contrat d’apéritif régulier et attend de voir comment se déroulent les événements cet été avant de les réintroduire – l’équipe ne veut rien offrir qu’elle ne puisse proposer. Pour le moment, nous avons un cocktail assis, mais si c’est tout à fait « normal », Birchtree reportera notre contrat.

Je ne pouvais pas aller à notre dégustation parce que je travaillais donc Tim, mon père et nos mères y sont allés. C’était excitant pour nos parents parce que c’était l’une des premières choses qu’ils avaient à faire pour le mariage. En tant que planificatrice, j’ai l’impression que nos mères ont été un peu exclues du processus et ne sont pas si impliquées. Je me sens mal à ce sujet. Peut-être que j’emmènerai nos mères à mes essais de coiffure et de maquillage aussi. [Beik is working with Jackie DeCicco of Collab Hair Studio and Daneene Jensen & Associates.]

Nous ne cessons de demander à nos parents ce qui est le plus important pour eux. Les photos de famille mises en scène sont importantes pour nos mères, c’est pourquoi nous, chez Globe, les prenons après la brasserie. Mes parents veulent aussi un domestique. Il y a un petit parking à Globe, mais quand il est plein, les gens doivent se garer dans la rue et ma mère n’est pas sûre que tout le monde soit à l’aise pour marcher tard le soir. Nous collectons actuellement des offres.

Le transport est toujours difficile. Pour nous, nous ne savons pas qui conduira ou séjournera à l’hôtel et nous avons besoin de bus. La moitié de nos invités sont des locaux, et parce que nous n’avons pas encore envoyé d’invitations (elles sont en cours Papier à pois), nous ne connaissons pas les besoins de chacun. J’ai parlé à une société de transport pour un autre mariage en mai et ils ont dit que les gens devraient demander sur leur site Web ou sur leurs invitations si les invités ont besoin d’une navette. Parce que ce qui se passe à la fin, c’est que si vous n’obtenez pas ce chiffre, vous achetez soit trop peu, soit trop et les gens pourraient se retrouver bloqués ou vous pourriez gaspiller de l’argent. [The couple recently booked Krapf Group.]

En ce qui concerne le budget, j’ai trouvé qu’il est important que les couples discutent de la façon dont cela va fonctionner. Nous avons établi notre budget dès le début, mais nous n’avons jamais parlé de qui paie, comment et quoi. Si vous vous séparez ou si vos parents vous aident, pensez à ce que tout le monde affronte. Et j’y étais préparé, mais les loyers coûteront toujours plus cher que vous ne le pensez.

Cette histoire a été modifiée pour plus de clarté et de longueur.

Obtenez plus de contenu de qualité sur le mariage de Philadelphie :
FACEBOOK | INSTAGRAM | LETTRE D’INFORMATION | PINTEREST

Marier? Commencez et terminez la planification de votre mariage avec le guide de Philadelphia Weddings sur les meilleurs prestataires de mariage en ville.



Laisser un commentaire